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Trucos y consejos para aprovechar al máximo Google Drive

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Para muchos usuarios es mucho más fácil y útil almacenar toda su información en la nube, garantizando el respaldo de la misma y obteniendo mayor seguridad de que ésta jamás se perderá; además de que podrás llevarla a todas partes y con conexión a internet, la puedes descargar si se requiere. 

Hoy te vamos a dar a conocer algunos trucos y consejos de uno de los sistemas más populares para tener a salvo tus documentos en la nube: Google Drive. 

 

Seguro que todavía le puedes sacar mucho más provecho a este:

Google Drive es el servicio de almacenamiento de datos en internet que provee Google en su versión gratuita e incluye una capacidad de almacenamiento de hasta 15 GB. 

Este servicio funciona como un paquete de Windows Office u Open Office pero online, permite:

  1. Crear carpetas para almacenar y subir archivos de cualquier tipo. 

  2. Producir y modificar documentos en línea en diferentes formatos de procesador de textos, hojas de cálculo, pdf, editor de diapositivas. 

  3. Elaborar formularios para encuestas, exámenes, etc. 

  4. Editar e insertar dibujos e imágenes.

Drive está disponible además para Android e iOS, para que todos los archivos y documentos del usuario que se encuentren almacenados en el smartphone (fotos, videos, grabaciones, documentos) puedan ser respaldados en la nube. Ésta aplicación se puede configurar para la sincronización automática o manual, de modo que se pueda elegir cuales archivos se quieren almacenar en la nube.

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¡APROVECHA AL MÀXIMO GOOGLE DRIVE!


 

    1. Crea documentos: Puedes crear muchos documentos de Google como presentaciones, documentos de Word, hojas de cálculo y hasta dibujos. Sólo tienes que pulsar el botón “NUEVO” que se encuentra en la parte superior izquierda, inmediatamente se desplegará un menú con opciones de documentos:

    2. Comparte carpetas: Puedes compartir carpetas con otros usuarios. Si subes una carpeta  o creas una carpeta, puedes darle acceso de esa carpeta al usuario que quieras, solo debes presionar la opción “NUEVO”, luego en “CARPETA” o “SUBIR CARPETA”, tendrás que asignarle un nombre, luego al darle clic derecho despliega un menú y seleccionas la opción “COMPARTIR”. Debes elegir el correo electrónico de las personas que tendrán acceso al archivo o simplemente copiar el vínculo para compartir el archivo mediante un enlace.
    3. Comparte archivos: Ésta es la herramienta más usada en Google Drive, además de compartir carpetas, puedes compartir un sólo archivo. Solamente debes colocar el cursor sobre el archivo y dar clic derecho y luego presionar la opción “OBTENER VÍNCULO” o “COMPARTIR” vía correo electrónico.
    4. Conecta todo: Puedes sincronizar Google Drive con tus dispositivos, sea dispositivo móvil o computadora, con el fin de que toda la información que tengas en tu dispositivo se suba a Drive para que puedas disponer de ella a donde quiera que vayas, aunque debes instalar dos programas que puedas descargar desde Google Drive en tu computadora, con el fin de que esto sea posible.
    5. Recupera  versiones anteriores: Si realizaste cambios en un archivo y necesitas recuperar el archivo original, el que no tiene modificaciones, solamente debes presionar clic derecho y encontrarás la opción “ADMINISTRAR VERSIONES”. Al presionar esta opción podrás descargar, conservar para siempre o eliminar el archivo. Ten presente que estos archivos también ocupan espacio en Google Drive.
    6. Destaca archivos: Si cuentas con muchos archivos en la nube, es posible que tengas que destacar los más importantes o los que más utilizas. Para eso, lo que debes hacer es, dar clic derecho sobre el archivo y pulsar la opción “AGREGAR A DESTACADOS”
    7. Trabaja en modo offline: Drive te brinda la posibilidad de trabajar documentos sin conexión a internet y cuando te vuelvas a conectar a internet, el servicio se sincronizará con los cambios realizados. Para eso debes instalar la App “ Documentos de Google sin Conexión” Luego ingresas a “Sincronización sin conexión” y para abrir y editar archivos, ingresa a tu cuenta de Google usando Chrome.

    8. Convierte un PDF en Word: Si tienes un documento en PDF  y quieres pasarlo a archivo de texto, sólo debes presionar clic derecho en el archivo y seleccionar la opción “ABRIR CON” y luego en Documentos de Google. El nuevo documento se guarda en tu Drive como un documento de texto compatible con Drive y con el Word normal.
    9. Descarga un archivo en diferentes formatos: Puedes descargar cualquier documento en otro tipo de archivo, sólo debes abrir el documento y presionar la opción “ARCHIVO” luego “DESCARGAR” y selecciona el formato que necesites.

      10. Crea formularios: Con Google Drive también puedes crear encuestas y formularios de todo tipo, de tal manera que otras personas podrán rellenarlos y la plataforma te ofrecerá los resultados de dichas votaciones. 

      Para crear un “Formulario de Google”  solo debes ingresar en “NUEVO” y presionar “FORMULARIOS DE GOOGLE”

 

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